Het alom bekende Technopolis klopte in 2025 aan bij Ardinna. Met de vraag of we hun proces rond begrotingsopmaak efficiënter konden maken en op een eenvoudige manier vergelijkingen kunnen trekken met de werkelijke bezoekers- en omzetcijfers. Een kolfje naar de hand van het Ardinna-team.

De vroegere werkwijze was heel gefragmenteerd. Data werd via extracten uit het ticketingsysteem gehaald, vergelijkingen gebeurden manueel in Excel en de begroting zelf bestond uit meerdere onderling gekoppelde Excelbestanden. Daardoor ontbrak transparantie over databronnen en was het proces foutgevoelig én tijdsintensief.

Onze specialisten bouwen een volledige rapporteringstool in Power BI. De doelstelling was bijzonder helder: (1) een efficiëntere en overzichtelijke methode voor begrotingsopmaak en (2) een automatische rapportering die de begroting met de realiteit vergelijkt zowel qua bezoekers als qua omzet. Na grondige screening van alle databronnen en hun onderlinge koppelingen heeft Technopolis nu één duidelijke Excel voor de begrotingsopmaak, zonder complexe afhankelijkheden. Begrotingen worden bovendien automatisch meegenomen in Power BI, waardoor een historiek ontstaat. Dagelijks loopt automatisch een update van alle data en Technopolis krijgt realtime inzicht in afwijkingen tussen de begroting en de realiteit. Om het voor de gebruikers nog makkelijker te maken, bouwden we in Powel BI een gebruiksvriendelijk dashboard voor snelle analyse en besluitvorming.