Het probleem van onze klant?

Fibre Mood is een naaimagazine dat 5x per jaar uitgebracht wordt. Naast het magazine zelf kunnen er ook losse papieren en PDF-patronen besteld worden via de webshop. Dit snel groeiende bedrijf spendeerde teveel tijd aan het verwerken van de verkoopfacturatie vanuit de webshop en riep de hulp in van Ardinna.

Elke maand opnieuw was de financial controller hier één volledige werkdag mee bezig en kon het proces enkel uitgevoerd worden door één persoon. Op het exportbestand van de webshop werden filters gezet, om vervolgens handmatig, voor elk land en elke productcategorie, de cijfers in te vullen in een template. Uit die templates werden dan de facturen naar PDF omgezet, om daarna naar de boekhouder te kunnen sturen.

Gezien deze grote persoonsafhankelijkheid, lange duur en risico op fouten moest dit proces geautomatiseerd worden.

De oplossing van Ardinna

Er werd gekozen om te werken in Microsoft Access, omdat dit een standaard applicatie is binnen het Microsoft Office businesspakket. Dus geen extra kosten voor de klant.

Ten eerste brachten we alle data in kaart om tot een correcte berekening van de gegevens op de verkoopfacturen te komen. De verschillende tabellen werden aan elkaar gelinkt en de juiste berekeningen werden toegepast. Na het datagedeelte, was het de beurt aan de lay-out van de facturen. Het oog wil ook wat, zeker gezien de sector waarin onze klant actief is. In samenspraak met het management van Fibre Mood, werd een ontwerp op maat gemaakt.

Ten slotte kwam het meest uitdagende deel aan bod. Het uitschakelen van alle overbodige handelingen. Elke stap die de klant diende uit te voeren werd omgezet naar een macro, waardoor de ontelbare stappen vervangen werden door het invullen van een aantal parameters en één druk op de knop. Met als resultaat dat alle verkoopfacturen voor de geselecteerde periode automatisch in PDF formaat terecht komen, in de vooraf gekozen map, op de server van Fibre Mood.

Het eindresultaat voor onze klant: een werk dat één volledige dag in beslag nam, is nu gereduceerd tot een taakje van 10 minuten.